Asas-asas Pokok PengorganisasianPengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang- wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 tiga asas, yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Asas Sentralisasi pemusatanAsas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu kelompok tunggal dan manajemen- nya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain dalam hal ini kelompok operatif tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tata usaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris atau bagian sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikuta. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan Keseragaman dapat dicapai metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam.d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkanf. Adanya fleksibilitas dalam organisasig. Dapat mencegah duplikasi fungsih. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap Sedangkan kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagaiberikuta. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap Lambat dalam pelaksanaan tugas kurang hemat dalam waktu.c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara skematisSENTRALISASI PEKERJAAN KANTORManajer Tertinggi General ManagerManajer KeuanganManajerManajer KantorPusatTeknikTeknis Ka TUTU UmumKa TUTeknis Garis Koordinasi Organisasi Kekuasaan Asas DesentralisasiAsas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar tersebar ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing- masing unit bagian melaksanakan kegiatan kantor. dan setiap manajer kepala kantor bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada di bawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksana- kan semua kerja ketata usahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksana- kan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sistem desentralisasi ini adalaha. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutanc. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektife. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan Kelemahan menggunakan desentralisasi adalaha. Pekerjaan akan terlalu bebasb. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasic. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsipd. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor adanya pemborosan biaya.Contoh bagan Asas DesentralisasiDESENTRALISASI PEKERJAAN KANTORManajer Tertinggi General ManagerManajer KeuanganManajerManajer KantorTU UmumKa TUTeknis Garis Koordinasi Organisasi Kekuasaan Asas Campuran Sentralisasi dan DesentralisasiUmumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisian pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan Dr. Sedarmayanti, dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah sebagai berikuta. Asas Pembagian Tugas Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan Asas Fungsionalisasi Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban Asas Koordinasi Asas ini menekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang Asas Kesinambungan Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harusberjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan dan pro- gram yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat Asas Akrodion Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat berkembangatau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban Asas Pendelegasian Wewenang Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkansebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat Asas Keluwesan Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti danmenyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan Asas Rentang Pengendalian Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalammenentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap perlu diusahakan adanya perbandingan rasio Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan misalnya 1 3 - 7, sebagai berikutf Pimpinan tertinggif Eselon If Eselon IIf Eselon IIIf Eselon IVHal tersebut penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat fungsi Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalampenyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas Asas Kejelasan dalam Pembaganan Asas pembaganan mengharuskan setiap/organisasi menggambar-kan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah Asas sentralisasi pemusatan Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll. Keuntungan asas sentralisasi a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c Keseragaman dapat dicapai d Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan e Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat f Adanya fleksibilitas dalam organisasi. g Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip h Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap i Mudah melakukan pengawasan j Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor Kerugian asas sentralisasi a Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha. b Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit. c Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. d Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat. e Lambat dalam pelaksanaan tugas. Asas desentralisasi pemencaran. Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja. Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain. Keuntungan asas desentralisasi a Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. kerugian asas desentralisasi a pekerjaan akan terlalu bebas. b Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi. c Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. d Adanya pemborosan biaya e Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja f Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor. 3Asas campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut. Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu 1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan. 2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi. Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi.
MendiskripsikanFungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Indikator : 1.1 Mengidentifikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran 1.2 Mengidentifikasikan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor 1.3 Mengidentifikasikan macam-macam pekerjaan kantor 1.4 Menjelaskan fungsi dan peranan pekerjaan kantor Tujuan Pembelajaran Setelah mendengarkan
AsasPengorganisasian Manajemen Perkantoran - KANG DADANG Blog. Perkantoran: Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor. √ Organisasi Adalah: Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya. ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN. √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantorandipimpinoleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya. Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi.
B Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harusCQDon.
